Vooringevuld verwerkingsregister voor gemeenten

Gemeenten hebben in samenwerking met onder andere de IBD en Open State Foundation een vooringevuld verwerkingsregister opgesteld. Het gaat om een Excel-spreadsheet waarmee gemeenten een register van verwerkingsactiviteiten kunnen bijhouden. In deze blog lees je wanneer het verplicht is om een verwerkingsregister bij te houden en vind je de link naar het vooringevulde register van verwerkingsactiviteiten voor gemeenten.

Wanneer verplicht?
Een verwerkingsregister is een register waarin organisaties hun activiteiten met persoonsgegevens bijhouden. Het opstellen van een verwerkingsregister is onder de AVG vaak een verplichte maatregel. In eerste instantie hangt die verplichting af van de omvang van de organisatie. Artikel 30 van de AVG bepaalt dat een organisatie die meer dan 250 medewerkers in dienst heeft, verplicht is om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden.

Dit betekent niet dat organisaties die minder dan 250 medewerkers in dienst hebben nooit een verwerkingsregister bij dienen te houden. In datzelfde artikel staat namelijk ook dat een organisatie met minder dan 250 medewerkers in bepaalde situaties verplicht zijn om een verwerkingsregister bij te houden. Dat is wanneer de volgende situaties van toepassing zijn:

  • De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel.

In de praktijk zijn verwerkingen bijna nooit incidenteel. Wanneer een organisatie medewerkers in dienst heeft, zullen altijd gegevens van de medewerkers worden verwerkt. Het verwerken van persoonsgegevens is nodig voor bijvoorbeeld de salarisadministratie. Daarnaast verwerk je als organisatie vaak gegevens van klanten, cliënten, patiënten of inwoners.

  • Je verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de personen van wie je persoonsgegevens verwerkt.

Wanneer er een hoog risico kleeft aan de verwerking van persoonsgegevens dient ook een organisatie met minder dan 250 medewerkers een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden.

  • Je verwerkt persoonsgegevens die vallen onder de categorie bijzondere persoonsgegevens.

Organisaties met minder dan 250 medewerkers dienen een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden wanneer zij bijvoorbeeld gegevens over godsdienst, gezondheid en politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens verwerken.

Verwerkingsregister gemeenten
Ook gemeenten dienen op grond van de AVG een verwerkingsregister bij te houden. Dit komt al doordat elke gemeente structureel persoonsgegevens verwerkt. Bepaalde verplichte onderdelen van het register zullen bij iedere gemeente ongeveer hetzelfde zijn aangezien gemeenten vaak dezelfde verwerkingen uitvoeren. Daarom is er een vooringevuld register opgesteld. Deze is te vinden via deze link. Let op dat de vooringevulde gegevens niet exact overeenkomen met iedere gemeente. Verwerk je als gemeente minder of meer gegevens, dan dien je dit te corrigeren in het register.

Terug naar overzicht